公司秘书是公司的合规人员,并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任(包括遵守法律、公司治理要求和上市规则)。

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I.委任公司秘书

新加坡会计与企业管理局(ACRA)规定每个公司必须在成立后六个月之内聘请以及委任一位公司秘书。公司秘书是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人,并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任(包括遵守法律、公司治理要求和上市规则)。

 

II.公司秘书的资格条件:

  1. 自然人
  2. 他或她是新加坡的居民
  3. 具有相关经验、学术和专业资格
  4. 在任命之日,注册局不得有他/她的任何禁令(当局可以禁制违反法令相关条文的公司秘书)。
  5. 他或她不是该公司的唯一董事。

 

III.公司秘书的重要性 

由于公司秘书在公司内所扮演的数个角色,寻找一家称职并且可以信赖的公司文秘企业绝对是一个极其重要而且不得轻视的过程。

公司秘书在法律合规方面所扮演的角色和需负责的职责是非常之重要的,因为任何在法律合规方面的任何失职都会对于公司和公司成员造成严重的后果。由于许多合规和申报要求都是由法律规定的,任何不遵守规定的行为都会是违法的。任何在合规方面犯下的错误往往都会带来昂贵的代价,将会受到处罚包括了罚款,监禁和罢黜公司董事或秘书的职务。

因此公司秘书在确保公司运作顺利以及在法律和合规环境坚持诚信等方面极其重要。

 

IV.公司秘书的责任

  1. 维持合法注册及监管达标

公司秘书需要负责维持和更新公司的合法注册,例如大股东的注册、收费注册以及会员注册。根据新加坡公司法,公司需要对公司的文件信息进行存档并在必要时候公开信息,秘书有责任将公司的账务按时成交给新加坡会计和企业管理局ACRA并且将相关的必须的注册文件存档。

  1. 保管公司印章

公司秘书是确保公司印章得到安全保管以及被正确使用。

  1. 通知会议和议程

公司秘书的职责之一是将会议通知发给公司成员和股东。此外,他或她必须准备议程、准备会议记录并组织这些会议。

  1. 遵守公司章程

公司秘书必须确保公司及其董事一直遵守公司章程条款。

  1. 准备账目

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公司秘书负责协助发布和传递公司年报,并确保公司账目符合公司法令的规定(秘书必须向当局提交这些报表)。

  1. 向当局提交法定表格

公司秘书须在指定时限内向注册局提交所需的申报表及表格,例如提交年度报告、提交股份配发申报书(return of allotment)及提交委任董事或董事辞职通知书等等,都是属于秘书的职责范围。

  1. 确保公司有保险

公司秘书的另一项职责是确保公司、董事、高级职员以及办公室和职员有恰当的保险。

除了遵守公司法规定的职责外,公司秘书还有以下职责:

  1. 协助董事履行他们的法定职责。
  2. 处理股东与公司之间的通信。
  3. 允许股东、成员和其他人员查看合法注册,除非法律禁止这么做。
  4. 确保公司履行义务和透明度。
  5. 作为董事会与股东之间的联络人。
  6. 担任公司的全部文秘工作的负责人,并看视公司的行政职能。

请注意,公司秘书的职责取决于雇佣合同,除此之外可能还会有一些额外的职责。而且,专业资格和经验对于确定公司秘书的责任非常重要。

 

V.新加坡公司的法定秘书在公司扮演的角色可以被总结为以下三点:

  1. 作为公司董事会的顾问,法定秘书需要按照正常的程序引导新的董事进入公司;提供必须的行政上的实际支持给董事;将信息及时传递给每一位董事以方便董事会的召开。
  2. 公司法定秘书需要确认公司的运作符合相关的法律法规,以公司商业利益为核心,确保公司董事会的决定被合理的执行;公司秘书也需要在商业道德以及公司运作方面提供指导。
  3. 由于法定秘书董事会的密切联系,在关系到公司事务的问题上,股东最方便和秘书沟通。 所以秘书需要经常和公司股东们进行交流,确保股东的利益在公司运作方面有被很好的考量进去。 举例说明,秘书确保公司的财务报告及时的发给公司股东,方便股东在开公司年度大会之前做好良好的准备。

 

委任公司秘书,是在新加坡设立公司的重要一步。公司设立时,必须委任一名公司秘书,因为秘书的职位在任何时候都不得空置六个月以上。如果您选择与专业服务公司协助您设立公司,该服务公司通常会任命一名员工担任公司秘书。有鉴于此,选择一家值得信赖、可靠的服务公司是非常重要的。如果您需要协助,为您的公司任命公司秘书,请致电+65 6221 4711联系我们。

我们的公司秘书服务配套内容包括:

  • 由我们的合格员工担任公司秘书和Corppass管理员
  • 保管公司公章
  • 保管会议记录簿和注册证书
  • 起草董事决议书和会议记录
  • 就秘书/法定/合规/会计/税务事宜提供意见
  • 定期通过电邮监督及提醒,确保遵守相关法规,特别是公司法和所得税法
  • 撰写年度股东大会的会议记录
  • 定期向ACRA提交年度回报和可扩展商业报告语言(XBRL)

 

English version

Company Secretary Service

 


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